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Weniger Papier = mehr Flexibilität im Unternehmen

Ben´s Tipps

Büro und Papier gehören einfach zusammen. Da klingt ein papierloses Büro schon fast unmöglich. Wenn man das Projekt gut plant, Schritt für Schritt umsetzt und vor allem alle Mitarbeiter an Bord holt, ist es dann doch nicht so schwer. Denn inzwischen gibt es sehr gute Tools, die Unternehmen dabei unterstützen auf ein papierloses Büro umzustellen. Und die Vorteile liegen auf der Hand.

Weniger Papier und mehr Platz

Ein großer Vorteil liegt natürlich im Ressourcenverbrauch. Es wird im papierlosen Büro nicht nur an Papier gespart, sondern auch an Druckertoner und Drucker. Außerdem spart man neben Geld auch noch Platz. Vollgestellte Regale mit verstaubten Ordnern gehören dann der Vergangenheit an. Setzt man im Unternehmen auf ein zentrales Ablagesystem, erhöht man dadurch auch die Flexibilität am Arbeitsplatz.

Bei all den Vorteilen sollte man aber nicht auf das Thema Sicherheit vergessen. Um sich vor Angriffen zu schützen, muss man sein System immer aktuell halten und darf Updates nicht auf die lange Bank schieben.

Wo soll man eigentlich anfangen

Eine einfache Möglichkeit das Projekt papierloses Büro umzusetzen, ist die Cloud zu nutzen. OneDrive und Dropbox sind bestens geeignet, um Dokumente abzulegen. Das hat auch den Vorteil, dass man jederzeit und von überall darauf zugreifen kann. Eine gute Ordnerstruktur ist aber auch hier wichtig, um Dokumente schnell zu finden, schließlich müssen auch Kollegen die Dokumente finden können.

Geht es um die Kommunikation im Büro, kann man ruhig auf den einen oder anderen Post-it verzichten. Tools wie Skype oder Slack unterstützen nicht nur beim Planen und Organisieren von Projekten, sondern erleichtern auch die Kommunikation im Büro. So können zum Beispiel Besprechungsprotokolle sofort am Laptop mitgeschrieben und einfach unter allen Anwesenden geteilt werden.

Ein papierloses Büro gestaltet sich am Anfang vielleicht etwas schwierig, es lohnt sich aber dieses Projekt umzusetzen.