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In Zeiten des digitalisierten Büros

Ben´s Tipps

Mit der Digitalisierung zieht eine moderne Cloud-Lösung gleich ins Büro mit ein. Unter den verschiedenen Anbieter zählen OneDrive, Google Drive und Dropbox zu den beliebtesten. Ob man sämtliche Abläufe von Buchhaltung bis zur internen Kommunikation digitalisiert, bleibt natürlich Geschmackssache. Möglich ist es aber auf jeden Fall.

Womit muss man rechnen?

Eine Bestandsaufnahme bleibt bei der Umstellung auf ein digitalisiertes Büro nicht aus. Besser man hat das große Ganze im Blick und ein Gesamtpaket geschnürt, als ständig neue kleinere Lösungen implementieren zu müssen. Steht das Grundgerüst, kann später immer noch experimentiert und optimiert werden. Die Abläufe in den einzelnen Abteilungen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Um die richtigen Tools bereitstellen zu können, sollte das bestehende Team von Anfang an eingebunden werden. So wird, von Beginn an, eine funktionierende und unkomplizierte Ordnerstruktur aufgebaut und das eigene Team gleich darauf vorbereitet und geschult. Mit der entsprechenden Struktur geht es dann an das Dokumentenmanagement. Auch hier ist wieder das Team von Anfang an gefragt. Denn erst im Nachhinein Ordnung in das Chaos zu bringen, kostet nur Zeit und Energie.     

Was ist zu erwarten?

Moderne digitalisierte Büros bieten vor allem mehr Flexibilität und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit. Auch neue Arbeitsmodelle sind dadurch kein Problem mehr. Da sich das digitalisierte Büro auch mehr und mehr zu einem papierlosen Büro wandelt, sinken die Materialkosten und mitunter auch Probleme mit dem Drucker. Platzmangel sollte sich ebenfalls in Grenzen halten, auch wenn es ganz ohne Papier, Ordner und Akten nicht gehen wird. Im digitalisierten Büro profitiert auch der Kundenservice von dem mobilen Zugriff auf Daten. Ordnung ist ja bekanntlich die halbe Miete und ordentlich archivierte Daten, helfen bei einer schnellen Bearbeitung.